Ludwig Utz
Fachkaufmann für Organisation
und Unternehmensentwicklung
Plauener Straße 18
D-80992 München
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Rückversicherung
Vom 01.08.1981 bis 31.08.1996 war ich in der Abteilung Betriebsorganisation der Munich Re mit der Gestaltung der Bürokommunikation zwischen dem Home Office in München und der weltweiten Auslandsorganisation beauftragt.
1. Die Problemstellung
Die pro Kunde anfallenden Aufgaben waren zu dieser Zeit auf viele Abteilungen im Home Office in München sowie bei der weltweiten Auslandsorganisation verteilt. Diese stark arbeitsteilig gegliederte Aufbauorganisation erforderte einen hohen Arbeitsaufwand für das Verwalten, Kontrollieren und Bereitstellen kundenbezogener Geschäftsdaten. Gleichzeitig waren die Schnelligkeit, Flexibilität und zweifelsfreie Aussage über Geschäftsvorfälle beeinträchtigt.
Die weltweit verteilte Verantwortung in der Munich Re für die zu bearbeitenden Geschäftsvorfälle erleichterte es darüber hinaus den Kunden, ihre Wünsche durchzusetzen.
Auch die EDV-Anwendungen waren arbeitsteilig aufgebaut. Aus diesem Grund wurden wichtige kundenbezogene Geschäftsdaten mit hohem Arbeitsaufwand manuell zusammengeführt.
Mit der zunehmenden Globalisierung der Märkte wurde es immer wichtiger, diese Informationen schnell und sicher verfügbar zu haben.
2. Die Lösung
Dazu erarbeitete ich folgende Lösung:
- für die pro Kunde zu bearbeitenden Geschäftsvorfälle organisatorisch sinnvolle Einheiten bilden;
- mit den neuen Netzwerkdiensten Telefax und E-Mail die Einheiten verknüpfen;
- die weltweit verteilten Arbeitsergebnisse im Home Office in München zu einer Zentraldatei wichtiger kundenbezogener Geschäftsdaten verdichten;
- diese Informationen der weltweit verteilten Auslandsorganisation über internationale Netzwerkdienste verfügbar halten.
3. Die Vorteile
3.1 Im Grundsatz
Alle Mitarbeiter/-innen sind weltweit übereinstimmend über die Ergebnisse und Probleme kundenbezogener Geschäftsvorfälle informiert.
Die Kunden sind ebenfalls weltweit verteilt. Sie finden jetzt an allen Orten mit Vertretungen der Munich Re zu jeder Zeit sich einheitlich präsentierende, zuverlässige Verhandlungspartner vor.
3.2 Im Innenverhältnis
- Die bisher weltweit verteilte Wertschöpfung aus den Leistungen der Mitarbeiter/-innen und den Beziehungen zu den Kunden ist ersetzt durch ein sich selbst kontrollierendes Wertschöpfungsnetzwerk.
- Die Arbeitsergebnisse aus den in der Munich Re weltweit verteilten Arbeitsplätzen sind in eine verdichtete Kundendatei zusammengeführt.
- Die daraus ablesbaren Informationen ergeben Hinweise über deren Richtigkeit.
- Fehler können durch diese automatisch ablaufende Kontrolle schnell erkannt und behoben werden.
- Damit ist auch eine höhere Aufmerksamkeit für die mit den anfallenden Geschäftsvorfällen verfolgten Ziele erreicht.
- Die Arbeitsergebnisse verbessern sich.
3.3 Im Außenverhältnis
- Die verantwortlichen Sachbearbeiter/-innen und Vorgesetzten verfügen über ein übereinstimmendes Bild bezüglich der pro Kunde vorliegenden Geschäftsdaten.
- Alle betroffenen Mitarbeiter/-innen der Munich Re treten gegenüber den Kunden einheitlich auf.
- Damit stärkt die Munich Re ihren Ruf als ehrlicher und zuverlässiger Geschäftspartner.
04.11.2010
Ludwig Utz